ประสบการณ์การใช้ Cloud ในการปฏิบัติงาน

          จากการสอบถามสมาชิกในชุมชนคนใกล้หมอ พบว่า สมาชิกส่วนใหญ่มีการใช้ Google Drive ในการทำงาน เนื่องจากมีความสะดวก เพราะสามารถเชื่อมต่อกับบัญชีของ Gmail ซึ่งสมาชิกทุกคนใช้งานเป็นประจำ นอกจากนี้ยังมีการใช้งาน Cloud อื่นๆ เช่น iCloud, Dropbox, One Drive ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความสะดวกในการใช้งาน และจุดประสงค์ในการใช้งานของสมาชิกแต่ละคนด้วยเช่นกัน

          นอกจากนี้ จากการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ร่วมกันของชุมชนฯ ทำให้มีการนำเทคโนโลยี cloud computing มาใช้ในการปฏิบัติงานของห้องสมุดอย่างต่อเนื่อง และเกิดผลดี อาทิ

• ในงานด้านบริหาร ธุรการ มีการนำ google calendar มาใช้เพื่อการลงรายการประชุม อบรม สัมมนา หรือการปฏิบัติงานพิเศษอื่นๆ ของบุคลากรห้องสมุด และเผยแพร่ในกลุ่มที่ต้องการ เพื่อประโยชน์ในการสื่อสารขององค์กร

ภาพที่ 13 ภาพ google calendar

• ในงานด้านเทคนิค   

          1.ใช้ Google Sheets ในการเก็บข้อมูลสถิติการจัดซื้อ ซึ่งสามารถคำนวนงบประมาณเป็นรายไตรมาส พร้อมทั้งสรุปยอดการดำเนินการจัดซื้อ จำนวนเล่มที่ได้ดำเนินการจัดซื้อ โดยการเก็บข้อมูลดังกล่าวทำให้ข้อมูลมีความเป็นปัจจุบัน  เก็บการทำงานและใช้ข้อมูลร่วมกันของเจ้าหน้าที่และบรรณารักษ์ และที่สำคัญที่สุด คือการรายงานผลสรุปการดำเนินงานให้ผู้บริหารทราบ และเห็นภาพรวมของการทำงานที่ชัดเจนขึ้น

          2.ใช้ Google Sheets ในการเก็บข้อมูลสถิติหนังสือบริจาค ลักษณะการจัดเก็บ จะเป็นการรวบรวมข้อมูลหนังสือที่ได้รับบริจาค ทำให้ทราบว่าปริมาณหนังสือที่ได้รับบริจาคในแต่ละเดือนมีปริมาณเท่าไหร่ ทำให้สะดวกต่อการสรุปสถิติ เมื่อต้องการใช้ประกอบการรายงานสำหรับผู้บริหาร

• ในงานด้านบริการ

        1.ใช้ Google Sheets ในการเก็บข้อมูล และประมวลผลทางสถิติ ด้านการบริการ ทำให้เกิดความสะดวกในการทำงานร่วมกัน และทราบข้อมูลที่เป็นปัจจุบัน

        2.ใช้ Google Forms ในการสร้างฟอร์มลงทะเบียนเข้าร่วมกิจกรรม/การอบรม และแบบประเมินความพึงพอใจออนไลน์ ตัวอย่างเช่น ฟอร์มลงทะเบียนเรียนภาษาอังกฤษ(EnConcept),ฟอร์มลงทะเบียนเข้าร่วมอบรม Class Library และประเมินผลความพึงพอใจ เป็นต้น

        3.ใช้ Google Sheets ในการบันทึกรายงานของบรรณารักษ์ ปฏิบัติงานบริการล่วงเวลาในแต่ละวัน เพื่อให้ทราบข้อมูลที่เป็นปัจจุบัน และทุกคนเข้าถึงได้สะดวก

        4.ใช้ DropBox แชร์ไฟล์ข้อมูล เพื่อให้สามารถทำงานร่วมกัน แลกเปลี่ยนแบ่งปันข้อมูลระหว่างกัน เพื่อให้ทุกคนเข้าถึงข้อมูลที่เป็นประโยชน์ในการทำงาน และได้รับข้อมูลที่เป็นปัจจุบัน

         5.ใช้ Google Drive ในการเก็บข้อมูลรูปภาพกิจกรรม และเหตุการณ์ต่างๆของห้องสมุด เพื่อความสะดวกในการแบ่งปันผู้ที่เกี่ยวข้องในการปฏิบัติงานอื่นๆต่อไป

      ในส่วนงานบริการชั้น 8 Living Library ได้นำ Google Sheets มาใช้ในการกรอกสถิติห้องอ่านเดี่ยวออนไลน์ เป็นการพัฒนาวิธีการกรอกสถิติห้องอ่านเดี่ยว จากเดิมคือใช้กรอกสถิติแบบออฟไลน์โดยใช้โปรแกรม Excel ซึ่งทำให้ไม่สะดวกในการรวบรวมข้อมูลสถิติส่งงานบริการห้องสมุด ด้วยเหตุนี้จึงมีการเปลี่ยนแปลงการกรอกสถิติห้องอ่านเดี่ยวเป็นแบบออนไลน์ ซึ่งทำให้สะดวกในการจัดเก็บสถิติ และสามารถเข้าดูการใช้งานห้องอ่านเดี่ยวได้ตลอดเวลา