สไลด์การนำเสนอการทำงานในยุค Cloud Computing

สไลด์การนำเสนอการทำงานในยุค Cloud Computing   

ในกิจกรรมพุธสุนทรีเสวนา ครั้งที่ 5   

วันที่จัดกิจกรรม 8 ก.ค. 2558  เวลา  13.30 – 16.00 น. 

สถานที่ ห้องประชุม1 ชั้น 5 สำนักหอสมุด

โดยสมาชิกชุมชนแนวปฏิบัติ ชุมชนคนใกล้หมอ

ประสบการณ์การใช้ Cloud ในการปฏิบัติงาน

          จากการสอบถามสมาชิกในชุมชนคนใกล้หมอ พบว่า สมาชิกส่วนใหญ่มีการใช้ Google Drive ในการทำงาน เนื่องจากมีความสะดวก เพราะสามารถเชื่อมต่อกับบัญชีของ Gmail ซึ่งสมาชิกทุกคนใช้งานเป็นประจำ นอกจากนี้ยังมีการใช้งาน Cloud อื่นๆ เช่น iCloud, Dropbox, One Drive ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความสะดวกในการใช้งาน และจุดประสงค์ในการใช้งานของสมาชิกแต่ละคนด้วยเช่นกัน

          นอกจากนี้ จากการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ร่วมกันของชุมชนฯ ทำให้มีการนำเทคโนโลยี cloud computing มาใช้ในการปฏิบัติงานของห้องสมุดอย่างต่อเนื่อง และเกิดผลดี อาทิ

• ในงานด้านบริหาร ธุรการ มีการนำ google calendar มาใช้เพื่อการลงรายการประชุม อบรม สัมมนา หรือการปฏิบัติงานพิเศษอื่นๆ ของบุคลากรห้องสมุด และเผยแพร่ในกลุ่มที่ต้องการ เพื่อประโยชน์ในการสื่อสารขององค์กร

ภาพที่ 13 ภาพ google calendar

• ในงานด้านเทคนิค   

          1.ใช้ Google Sheets ในการเก็บข้อมูลสถิติการจัดซื้อ ซึ่งสามารถคำนวนงบประมาณเป็นรายไตรมาส พร้อมทั้งสรุปยอดการดำเนินการจัดซื้อ จำนวนเล่มที่ได้ดำเนินการจัดซื้อ โดยการเก็บข้อมูลดังกล่าวทำให้ข้อมูลมีความเป็นปัจจุบัน  เก็บการทำงานและใช้ข้อมูลร่วมกันของเจ้าหน้าที่และบรรณารักษ์ และที่สำคัญที่สุด คือการรายงานผลสรุปการดำเนินงานให้ผู้บริหารทราบ และเห็นภาพรวมของการทำงานที่ชัดเจนขึ้น

          2.ใช้ Google Sheets ในการเก็บข้อมูลสถิติหนังสือบริจาค ลักษณะการจัดเก็บ จะเป็นการรวบรวมข้อมูลหนังสือที่ได้รับบริจาค ทำให้ทราบว่าปริมาณหนังสือที่ได้รับบริจาคในแต่ละเดือนมีปริมาณเท่าไหร่ ทำให้สะดวกต่อการสรุปสถิติ เมื่อต้องการใช้ประกอบการรายงานสำหรับผู้บริหาร

• ในงานด้านบริการ

        1.ใช้ Google Sheets ในการเก็บข้อมูล และประมวลผลทางสถิติ ด้านการบริการ ทำให้เกิดความสะดวกในการทำงานร่วมกัน และทราบข้อมูลที่เป็นปัจจุบัน

        2.ใช้ Google Forms ในการสร้างฟอร์มลงทะเบียนเข้าร่วมกิจกรรม/การอบรม และแบบประเมินความพึงพอใจออนไลน์ ตัวอย่างเช่น ฟอร์มลงทะเบียนเรียนภาษาอังกฤษ(EnConcept),ฟอร์มลงทะเบียนเข้าร่วมอบรม Class Library และประเมินผลความพึงพอใจ เป็นต้น

        3.ใช้ Google Sheets ในการบันทึกรายงานของบรรณารักษ์ ปฏิบัติงานบริการล่วงเวลาในแต่ละวัน เพื่อให้ทราบข้อมูลที่เป็นปัจจุบัน และทุกคนเข้าถึงได้สะดวก

        4.ใช้ DropBox แชร์ไฟล์ข้อมูล เพื่อให้สามารถทำงานร่วมกัน แลกเปลี่ยนแบ่งปันข้อมูลระหว่างกัน เพื่อให้ทุกคนเข้าถึงข้อมูลที่เป็นประโยชน์ในการทำงาน และได้รับข้อมูลที่เป็นปัจจุบัน

         5.ใช้ Google Drive ในการเก็บข้อมูลรูปภาพกิจกรรม และเหตุการณ์ต่างๆของห้องสมุด เพื่อความสะดวกในการแบ่งปันผู้ที่เกี่ยวข้องในการปฏิบัติงานอื่นๆต่อไป

      ในส่วนงานบริการชั้น 8 Living Library ได้นำ Google Sheets มาใช้ในการกรอกสถิติห้องอ่านเดี่ยวออนไลน์ เป็นการพัฒนาวิธีการกรอกสถิติห้องอ่านเดี่ยว จากเดิมคือใช้กรอกสถิติแบบออฟไลน์โดยใช้โปรแกรม Excel ซึ่งทำให้ไม่สะดวกในการรวบรวมข้อมูลสถิติส่งงานบริการห้องสมุด ด้วยเหตุนี้จึงมีการเปลี่ยนแปลงการกรอกสถิติห้องอ่านเดี่ยวเป็นแบบออนไลน์ ซึ่งทำให้สะดวกในการจัดเก็บสถิติ และสามารถเข้าดูการใช้งานห้องอ่านเดี่ยวได้ตลอดเวลา  

การใช้โปรแกรม Hangouts

            การใช้โปรแกรม Hangouts สมาชิกในชุมชน นี้ เป็นโปรแกรมใช้สำหรับการสนทนาภายในของสมาชิกในชุมชน แต่เดิมนั้นจะใช้โปรแกรม GTalk ซึ่งเป็นโปรแกรมสนทนาของผู้ใช้งาน Gmail  แต่ต่อมาได้เปลี่ยนมาใช้งานโปรแกรม Hangouts แทนโปรแกรม GTalk เดิม โปรแกรม Hangouts สามารถคุยแบบเห็นหน้ากันได้ โดยมีการเชื่อมต่อที่ใช้ได้ทั้งคอมพิวเตอร์  แท็บเล็ต หรือใช้กับสมาร์ทโฟนก็ได้ เพียงแค่ดาวน์โหลด App Hangouts และลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชีของ Google เพื่อเอาไว้ใช้สำหรับ แชทกับเพื่อน คุยกับเพื่อนร่วมงาน โดย โปรแกรมแชท Hangouts รองรับทั้งบนระบบปฏิบัติการ Android และ iOS

ภาพที่ 11 สัญลักษณ์ Hangouts

Features (คุณสมบัติ และความสามารถของ Hangouts)

• สามารถส่งข้อมูลได้ด้วยรูปภ่าย, อีโมจิ และภาพเคลื่อนไหวแบบ GIF
• สามารถ คุยแบบเห็นหน้า (Video Calls) แชทกับเพื่อน กับเพื่อนๆ ได้อย่างสนุกสนานเป็นกลุ่มแก๊งค์ได้มากถึง 10 คน
• รับส่งข้อความ SMS/ MMS ด้วยแอพแฮงค์เอาท์ ได้ทั้งเป็นกลุ่ม และแบบเดี่ยว รวมถึงนำเข้า SMS อื่นๆ ที่ไม่อยู่ในลิสต์รายชื่อสนทนา
• การสนทนากลุ่ม แชทกับเพื่อน หรือแบบกลุ่ม ซึ่งก็มีลักษณะคล้ายๆ การแชท LINE, Whatapp หรือ Skype เป็นต้น
• Hangouts สามารถทำงานบนคอมพิวเตอร์ โทรศัพท์มือถือ และแท็บเล็ตเพื่อให้คุณสามารถเชื่อมต่อกับทุกคนได้
• มี Notifications แจ้งเตือนและย้อนกลับไปดูรูปถ่าย หรือ คุยแบบเห็นหน้า Video calls ที่เคยคุยกับเพื่อนๆ  สามารถเก็บบันทึกช่วงเวลาที่ได้ Hangouts กับเพื่อนได้
• ดู Collections ภาพถ่ายที่ใช้ร่วมกันในกลุ่ม Hangouts มี Emoji ให้เลือกมากกว่า 850 แบบ
• การสนทนา สามารถคุยข้ามระบบปฏิบัติการได้จากทุกสถานที่ ทุกเวลา พร้อมทั้งแชร์สถานที่ปัจจุบันได้

การดาวน์โหลดแอพพลิเคชั่น Hang Outs ลงบน Smart Device Hang outs for iOS และ Android

ภาพที่ 12 แอพลิเคชั่น Hang outs ของ iOS และ Android

ในปัจจุบัน สมาชิกในชุมชนมีการใช้ Hangout ในการติอต่อสื่อสารภายในองค์กรเป็นหลัก เนื่องจากมีฟังก์ชั่นการทำงานที่หลากหลาย ตรงกับความต้องการ เช่น การสนทนา การส่งไฟล์งาน ส่งรูปภาพต่างๆ ซึ่งสะดวกกับการใช้งานเป็นอย่างมาก รวมทั้งเป็นการกระตุ้นให้สมาชิกในชุมชนให้มีความสนใจด้านเทคโนโลยี ซึ่งจะเป็นประโยชน์ในการทำงาน รวมทั้งเป็นประโยชน์ในการนำไปประยุกต์ใช้ในชีวิตประจำวันได้เช่นเดียวกัน