สไลด์การนำเสนอการทำงานในยุค Cloud Computing

สไลด์การนำเสนอการทำงานในยุค Cloud Computing   

ในกิจกรรมพุธสุนทรีเสวนา ครั้งที่ 5   

วันที่จัดกิจกรรม 8 ก.ค. 2558  เวลา  13.30 – 16.00 น. 

สถานที่ ห้องประชุม1 ชั้น 5 สำนักหอสมุด

โดยสมาชิกชุมชนแนวปฏิบัติ ชุมชนคนใกล้หมอ

ประสบการณ์การใช้ Cloud ในการปฏิบัติงาน

          จากการสอบถามสมาชิกในชุมชนคนใกล้หมอ พบว่า สมาชิกส่วนใหญ่มีการใช้ Google Drive ในการทำงาน เนื่องจากมีความสะดวก เพราะสามารถเชื่อมต่อกับบัญชีของ Gmail ซึ่งสมาชิกทุกคนใช้งานเป็นประจำ นอกจากนี้ยังมีการใช้งาน Cloud อื่นๆ เช่น iCloud, Dropbox, One Drive ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความสะดวกในการใช้งาน และจุดประสงค์ในการใช้งานของสมาชิกแต่ละคนด้วยเช่นกัน

          นอกจากนี้ จากการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ร่วมกันของชุมชนฯ ทำให้มีการนำเทคโนโลยี cloud computing มาใช้ในการปฏิบัติงานของห้องสมุดอย่างต่อเนื่อง และเกิดผลดี อาทิ

• ในงานด้านบริหาร ธุรการ มีการนำ google calendar มาใช้เพื่อการลงรายการประชุม อบรม สัมมนา หรือการปฏิบัติงานพิเศษอื่นๆ ของบุคลากรห้องสมุด และเผยแพร่ในกลุ่มที่ต้องการ เพื่อประโยชน์ในการสื่อสารขององค์กร

ภาพที่ 13 ภาพ google calendar

• ในงานด้านเทคนิค   

          1.ใช้ Google Sheets ในการเก็บข้อมูลสถิติการจัดซื้อ ซึ่งสามารถคำนวนงบประมาณเป็นรายไตรมาส พร้อมทั้งสรุปยอดการดำเนินการจัดซื้อ จำนวนเล่มที่ได้ดำเนินการจัดซื้อ โดยการเก็บข้อมูลดังกล่าวทำให้ข้อมูลมีความเป็นปัจจุบัน  เก็บการทำงานและใช้ข้อมูลร่วมกันของเจ้าหน้าที่และบรรณารักษ์ และที่สำคัญที่สุด คือการรายงานผลสรุปการดำเนินงานให้ผู้บริหารทราบ และเห็นภาพรวมของการทำงานที่ชัดเจนขึ้น

          2.ใช้ Google Sheets ในการเก็บข้อมูลสถิติหนังสือบริจาค ลักษณะการจัดเก็บ จะเป็นการรวบรวมข้อมูลหนังสือที่ได้รับบริจาค ทำให้ทราบว่าปริมาณหนังสือที่ได้รับบริจาคในแต่ละเดือนมีปริมาณเท่าไหร่ ทำให้สะดวกต่อการสรุปสถิติ เมื่อต้องการใช้ประกอบการรายงานสำหรับผู้บริหาร

• ในงานด้านบริการ

        1.ใช้ Google Sheets ในการเก็บข้อมูล และประมวลผลทางสถิติ ด้านการบริการ ทำให้เกิดความสะดวกในการทำงานร่วมกัน และทราบข้อมูลที่เป็นปัจจุบัน

        2.ใช้ Google Forms ในการสร้างฟอร์มลงทะเบียนเข้าร่วมกิจกรรม/การอบรม และแบบประเมินความพึงพอใจออนไลน์ ตัวอย่างเช่น ฟอร์มลงทะเบียนเรียนภาษาอังกฤษ(EnConcept),ฟอร์มลงทะเบียนเข้าร่วมอบรม Class Library และประเมินผลความพึงพอใจ เป็นต้น

        3.ใช้ Google Sheets ในการบันทึกรายงานของบรรณารักษ์ ปฏิบัติงานบริการล่วงเวลาในแต่ละวัน เพื่อให้ทราบข้อมูลที่เป็นปัจจุบัน และทุกคนเข้าถึงได้สะดวก

        4.ใช้ DropBox แชร์ไฟล์ข้อมูล เพื่อให้สามารถทำงานร่วมกัน แลกเปลี่ยนแบ่งปันข้อมูลระหว่างกัน เพื่อให้ทุกคนเข้าถึงข้อมูลที่เป็นประโยชน์ในการทำงาน และได้รับข้อมูลที่เป็นปัจจุบัน

         5.ใช้ Google Drive ในการเก็บข้อมูลรูปภาพกิจกรรม และเหตุการณ์ต่างๆของห้องสมุด เพื่อความสะดวกในการแบ่งปันผู้ที่เกี่ยวข้องในการปฏิบัติงานอื่นๆต่อไป

      ในส่วนงานบริการชั้น 8 Living Library ได้นำ Google Sheets มาใช้ในการกรอกสถิติห้องอ่านเดี่ยวออนไลน์ เป็นการพัฒนาวิธีการกรอกสถิติห้องอ่านเดี่ยว จากเดิมคือใช้กรอกสถิติแบบออฟไลน์โดยใช้โปรแกรม Excel ซึ่งทำให้ไม่สะดวกในการรวบรวมข้อมูลสถิติส่งงานบริการห้องสมุด ด้วยเหตุนี้จึงมีการเปลี่ยนแปลงการกรอกสถิติห้องอ่านเดี่ยวเป็นแบบออนไลน์ ซึ่งทำให้สะดวกในการจัดเก็บสถิติ และสามารถเข้าดูการใช้งานห้องอ่านเดี่ยวได้ตลอดเวลา  

องค์ความรู้ เรื่อง การทำงานในยุค Cloud Computing

         ปัจจุบันมีการระบาดของไวรัสคอมพิวเตอร์จำนวนมาก เป็นผลให้การเคลื่อนย้ายไฟล์งานต่างๆมีความเสี่ยงต่อการถูกไวรัสเข้าโจมตี อีกทั้งปัจจุบันมีการประยุกต์การทำงานในหลาย devices เช่น เครื่องคอมพิวเตอร์, แทปเล็ต, โทรศัพท์มือถือ ซึ่งทำให้การทำงานในรูปแบบเดิม มีปัญหาด้านข้อมูลไม่ update และมีข้อจำกัดด้านต่างๆมากขึ้น ดังนั้นจึงมีการใช้เทคโนโลยี Cloud ที่มีฟังก์ชั่นการซิงค์ข้อมูล โดยผู้ใช้งานจะได้รับความสะดวกในการใช้งานในหลาย devices และยังสามารถแก้ปัญหานี้ได้อีกด้วย  ซึ่งสามารถสรุปเรื่อง การทำงานในยุค Cloud Computing ได้ดังนี้

          1.      แนะนำความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับการทำงานบน Cloud Computing

        Cloud Computing คือ เทคโนโลยีที่ใช้ในการประมวลผลในการระบบจัดเก็บข้อมูล (Storage) ที่ทำงานอยู่บนระบบเสมือน (Cloud) สามารถรองรับการใช้งานบน Software ของเครื่องคอมพิวเตอร์และ Application บน Smart device ได้อีกด้วย ประเภทของการให้บริการ Cloud โดยมีรายละเอียด ดังนี้ ประเภทของการให้บริการ Cloud ที่นิยมใช้ในปัจจุบันมีทั้งหมด 3 ประเภท ได้แก่

        1) Cloud Infrastructure เป็นโครงสร้างพื้นฐาน (Virtual Server) บน Cloud ของผู้ให้บริการ โดยที่โครงสร้างพื้นฐานนี้จะเหมาะสำหรับการประมวลผลและ Application ที่มีขนาดใหญ่ สำหรับ Application ที่มีขนาดใหญ่ เช่น  Facebook เป็นต้น

        2) Cloud Storage เป็นการประมวลผลและบันทึกข้อมูลแล้วเก็บไว้ภายใน Sever ซึ่งรวมถึงการให้บริการฟังก์ชั่นที่เกี่ยวกับการจัดการฐานข้อมูล เช่น การจัดเก็บไฟล์ดิจิทัลมีเดีย การให้บริการซิงโครไนซ์ของข้อมูล โดยที่การให้บริการด้านข้อมูลจะเป็นการมีค่าใช้จ่ายเท่ากับที่ใช้งาน ทั้งข้อมูลที่จัดเก็บและข้อมูลที่มีการถ่ายโอน รวมทั้งปัจจุบันมีการให้บริการโดยไม่เสียค่าใช้จ่าย เช่น Google Drive, Drop box, One drive เป็นต้น

        3) Cloud Platform เป็นความสามารถในการสร้าง, ทดสอบ, ทำงานและจัดการ Application บน Cloud Platform ซึ่งเป็นทางเลือกหนึ่ง ยกตัวอย่างเช่น ช่วยให้สามารถทำงานเฉพาะบนโลก Online อย่างเดียว หรือ Offline อย่างเดียว หรือทั้งสองรูปแบบ ขณะที่เครื่องมือในการทดสอบ Application อาจจะต้องขึ้นอยู่กับแพลตฟอร์มใดแพลตฟอร์มหนึ่ง

         ประโยชน์ของเทคโนโลยีของ Cloud Computing  ได้แก่ สามารถใช้งานได้ทุกที่ ทุกเวลาที่มีเครือข่ายอินเตอร์เน็ต ทั้งยังสามารถใช้งานได้ทุก Device เนื่องจากมี Application ไว้รองรับ นอกจากนี้ยังสามารถแชร์ให้ผู้อื่นสามารถใช้งานร่วมกันได้ สามารถแก้ไขข้อมูลร่วมกันได้ ในเรื่องการถ่ายโอนไฟล์จาก Device หนึ่งไปยัง Cloud ก็สามารถทำได้ง่าย และสะดวก และยังสามารถแก้ไขปัญหาการติดไวรัสของข้อมูล ซึ่งทำให้ข้อมูลมีวามปลอดภัยมากยิ่งขึ้น

อย่างไรก็ตามเทคโนโลยี Cloud Computing ก็มีข้อควรระวังและข้อจำกัดในการใช้งาน คือ ในการใช้งานนั้นจะต้องใช้งานในสถานที่ที่มีเครือข่ายอินเตอร์เน็ตให้บริการอยู่ เนื่องจากต้องใช้สำหรับการถ่ายโอนข้อมูล ซึ่งถือเป็นข้อจำกัดที่ผู้ใช้งานควรให้ความสำคัญเป็นอย่างมาก สำหรับเรื่องการเชื่อมโยงหรือการถ่ายโอนข้อมูล (synchronize) อาจเกิดปัญหาด้านความต่อเนื่องของการถ่ายโอนและความรวดเร็ว ในเรื่องความปลอดภัยของข้อมูลนั้นยังไม่มีการรับประกันในการทำงานอย่างต่อเนื่องของระบบและความปลอดภัยของข้อมูลด้วยเช่นกัน

           2.      แนะนำเครื่องมือที่ใช้บน Cloud Computing

         เครื่องมือที่ใช้บน Cloud Computing ที่วิทยากรนำมาแนะนำนั้นเป็นประเภท Cloud Storage ซึ่งเป็นการประมวลผลและบันทึกข้อมูลแล้วเก็บไว้ภายใน Sever รวมถึงการให้บริการฟังก์ชั่นที่เกี่ยวกับการจัดการข้อมูลต่างๆ สำหรับ Cloud Storage ที่วิทยากรแนะนำนั้น ได้แก่

          1) Amazon Cloud Drive จากค่าย Amazon ที่ให้พื้นที่ในการจัดเก็บไฟล์ทั้งหมด 5 GB โดยไม่เสียค่าใช้จ่าย สามารถจัดการระบบ File อยู่บนพื้นที่ที่ใช้บริการ เช่น upload, set permission, delete file ผ่าน web browser ได้ สามารถใช้งานผ่าน Application ได้ทั้ง Android และ iOS และใช้งานผ่าน Desktop ได้ทั้ง Windows, Mac OS และสามารถแชร์ให้กับผู้อื่นใช้งานร่วมกันได้ สามารถเข้าถึงได้ที่ https://www.amazon.com/clouddrive/home/

ภาพที่ 1 Amazon Cloud Drive

          2) Box เป็นเว็บไซต์ประเภท Cloud Storage ให้พื้นที่ในการจัดเก็บไฟล์ทั้งหมด 10 GB โดยไม่เสียค่าใช้จ่าย สามารถจัดการระบบ File อยู่บนพื้นที่ที่ใช้บริการผ่าน web browser ได้ สามารถใช้งานผ่าน Application ได้ทั้ง Android, iOS, และ Windows phone  และใช้งานผ่าน Desktop ได้ทั้ง Windows, Mac OS และสามารถแชร์ให้กับผู้อื่นใช้งานร่วมกันได้ สามารถเข้าถึงได้ที่ https://www.box.com/

ภาพที่ 2 Box

          3) Dropbox เป็นเว็บไซต์ประเภท Cloud Storage เช่นเดียวกับ Box โดย Dropbox ให้พื้นที่ในการจัดเก็บไฟล์ทั้งหมด 2 GB โดยไม่เสียค่าใช้จ่ายต่อ 1 บัญชีผู้ใช้ หากแนะนำผู้ใช้ใหม่มาสมัครใช้บริการจะได้พื้นที่เพิ่มอีก 5 GB  สามารถจัดการระบบ File อยู่บนพื้นที่ที่ใช้บริการผ่าน web browser ได้ สามารถใช้งานผ่าน Application ได้ทั้ง Android, iOS และใช้งานผ่าน Desktop ได้ทั้ง Windows, Mac OS ทั้งยังสามารถแชร์ให้กับผู้อื่นใช้งานร่วมกันได้ สามารถเข้าถึงได้ที่ https://www.dropbox.com/

ภาพที่ 3 Dropbox

            4) Google Drive ของค่าย Google ให้พื้นที่ในการจัดเก็บไฟล์ทั้งหมด 15 GB โดยไม่เสียค่าใช้จ่ายต่อ 1 บัญชีผู้ใช้ หากแนะนำผู้ใช้ใหม่มาสมัครใช้บริการจะได้พื้นที่เพิ่มอีก 5 GB  สามารถจัดการระบบ File อยู่บนพื้นที่ที่ใช้บริการผ่าน web browser ได้ สามารถใช้งานผ่าน Application ได้ทั้ง Android, iOS และใช้งานผ่าน Desktop ได้ทั้ง Windows, Mac OS ทั้งยังสามารถแชร์ให้กับผู้อื่นใช้งานร่วมกันได้ จำกัดการเข้าถึงข้อมูลได้เช่นกัน นอกจากนี้ Google Drive ยังสามารถทำงานร่วมกับฟังก์ชั่นการทำงานอื่นๆของ Google ได้ เช่น ทำงานร่วมกันกับ Google doc เพื่อสร้างเอกสารต่างๆ ซึ่งลักษณะการทำงานจะคล้ายกับการทำงานของ Microsoft office หรือใช้งานร่วมกับ Calendar เพื่อใช้ในการสร้างตารางงาน กิจกรรมต่างๆที่เกิดขึ้น และยังสามารถสร้างโฟลเดอร์เพื่อแยกประเภทไฟล์งานต่างๆได้อีกด้วย สามารถเข้าถึงได้ที่ https://www.google.com/drive/

ภาพที่ 4 Google Drive

           5) iCloud เป็น Cloud ที่ข้อจำกัดเยอะที่สุด เพราะผู้ใช้ Cloud นี้นั้น จะต้องใช้ Mac OS หรือ iOS เท่านั้น เนื่องจากเป็น Cloud ส่วนบุคคลที่ apple ทำมาเพื่อให้กับผู้ใช้ของตัวเองที่ซื้อ apple device ทุกคน โดยให้พื้นที่เริ่มต้นที่ 5GB โดยไม่เสียค่าใช้จ่าย การจัดการระบบ File อยู่บนพื้นที่ที่ใช้บริการผ่าน web browser มีจำกัด คือ สามารถทำงานบน iworks โดยจะ sync ลง icloud ทันทีแบบ realtime  แต่นั้น จะต้องใช้ Mac OS หรือ iOS เท่านั้น การใช้งานผ่าน Application สามาถใช้ได้เฉพาะ iOS เท่านั้นเช่นกัน ถ้าใช้ windows หรือ OS อื่น ต้องเข้าผ่าน browser ซึ่งพอจะใช้งาน upload file, download files ได้บ้าง   นอกจากนี้ iCloud ยังรองรับแค่ Files รูป ผ่าน photo stream หรือ iworks เท่านั้น  ไม่รองรับ files ประเภทอื่น และไม่สามารถแชร์ให้กับผู้อื่นใช้งานร่วมกันได้ นอกจากจะใช้ iWork โดยการเพิ่มความสามารถ collaboration เพื่อให้สามารถใช้ทำงานร่วมกันกับผู้ใช้อื่นที่ใช้งาน iOS เหมือนกันได้ด้วย สามารถเข้าถึงได้ที่ https://www.icloud.com/

ภาพที่ 5 iCloud

            6) Mediafire เป็นเว็บไซต์ประเภท Cloud Storage เช่นกันให้พื้นที่ในการจัดเก็บไฟล์ทั้งหมด 10 GB โดยไม่เสียค่าใช้จ่าย สามารถจัดการระบบ File อยู่บนพื้นที่ที่ใช้บริการผ่าน web browser ได้ สามารถใช้งานผ่าน Application ได้ทั้ง Android, iOS, และ Windows phone  และใช้งานผ่าน Desktop ได้ทั้ง Windows และ Mac OS และสามารถแชร์ให้กับผู้อื่นใช้งานร่วมกันได้ สามารถเข้าถึงได้ที่ https://www.mediafire.com/

ภาพที่ 6 Mediafire

          7) One drive จากค่าย Microsoft ที่ Rebrand มาจาก SkyDrive  ให้พื้นที่ในการจัดเก็บไฟล์ทั้งหมด 15 GB โดยไม่เสียค่าใช้จ่าย สามารถจัดการระบบ File อยู่บนพื้นที่ที่ใช้บริการผ่าน web browser ได้ สามารถใช้งานผ่าน Application ได้ทั้ง Android, iOS, และ Windows phone  และใช้งานผ่าน Desktop ได้ทั้ง Windows และ Mac OS ได้เช่นกันและสามารถแชร์ให้กับผู้อื่นใช้งานร่วมกันได้เช่นเดียวกับ Cloud อื่นๆ สามารถเข้าถึงได้ที่ https://onedrive.live.com/about/en-au/

ภาพที่ 7 One drive

            8) โปรแกรม Cloud ของมหาวิทยาลัยเชียงใหม่ ชื่อว่า Office 365 ซึ่งสามารถใช้งานได้เฉพาะนักศึกษามหาวิทยาลัยเชียงใหม่เท่านั้น ในการเข้าใช้นั้น ให้ใช้อีเมลของมหาวิทยาลัย (……. @cmu.ac.th) โดยสามารถเข้าถึงได้ที่ http://portal.cmu.ac.th/microsoft-office-365 

ภาพที่ 8 Cloud ของมหาวิทยาลัยเชียงใหม่ “Office 365”

            9) โปรแกรม Cloud ของคณะแพทยศาสตร์ ใช้โปรแกรมชื่อว่า SPSS 22.0 โดยจะต้องติดตั้งโปรแกรมก่อน และเมื่อล็อคอินเข้าใช้งานแล้ว หน้าต่างของโปรแกรมจะปรับมาเป็นหน้าต่างอีกรูปแบบหนึ่งตามที่ระบบตั้งค่าไว้ ซึ่งสามารถเข้าถึงได้ที่ https://viewapps.medicine.local/downloads/index.html โดยจะสามารถใช้งานได้เฉพาะในเครือข่ายของคณะแพทยศาสตร์เท่านั้น

ภาพที่ 9 Cloud ของคณะแพทยศาสตร์ “SPSS 22.0”

ตารางเปรียบเทียบ Cloud Drive 

ภาพที่ 10 ตารางเปรียบเทียบ Cloud Drive